Chaque information concernant un client de l'hôtel peut être stockée pour créer une base de données. Celle-ci peut être consultée par une ou plusieurs personnes, est gérable et doit être mise à jour pour être pertinente. Ces bases de données sont généralement constituées d'informations personnelles sur les clients, que ces derniers ont accepté de partager avec l'hôtel. Elles sont collectées au moment de la réservation et/ou lors d'un séjour. Par ailleurs, l'hôtelier doit respecter les règles du RGPD pour constituer cette précieuse base d'informations.
Cette base de données sera stockée sous la forme d'un fichier ou d'un ensemble de fichiers sur un serveur.
Les informations contenues dans un fichier peuvent être divisées en enregistrements. Ces enregistrements comportent un ou plusieurs champs. Un champ représente un aspect de la base de données.
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Les bases de données peuvent contenir diverses informations telles que les adresses électroniques des clients, leurs nationalités, leurs pays de résidence, leurs situations familiales... Toutes ces informations sont précieuses car elles peuvent être réutilisées pour cibler au mieux lors de la création de Social Ads, Google Ads ou encore de mailings ...