Les bases de données sont précieuses pour le fonctionnement d'un hôtel, ainsi que pour assurer son attractivité. Le fichier clients est l'un des principaux atouts d'un établissement hôtelier.
Depuis mai 2018, la collecte d'informations est plus strictement encadrée par le Règlement général sur la protection des données, plus communément appelé GDPR. Ce règlement vise à homogénéiser la gestion de la collecte des données en Europe.
Si le RGPD a renforcé la protection des données personnelles, la transition est passée presque inaperçue en France. Il est toujours possible de collecter des données, tant qu'elles ne sont pas "sensibles".
Les données collectées doivent répondre à un principe de finalité. Cela signifie que l'utilisation des données du client doit être conforme à une finalité communiquée à la personne concernée. Pour illustrer cela, prenons un exemple concret. Lors d'un enregistrement, vous pouvez demander à vos clients de signer un papier, vous autorisant à collecter des données dans un but précis mais indiquant également quel type de données sera enregistré. Cependant, vous ne serez pas autorisé à utiliser les données d'une autre manière que ce qui est mentionné sur le papier.
Selon le RGPD, il est interdit de collecter des données dans un autre but. Chaque collecte doit avoir une finalité, c'est-à-dire que vous ne pouvez pas récupérer et utiliser des données au cas où elles seraient utiles à un moment futur inconnu.
Si le consentement a été donné avant le 25 mai 2018, il n'est pas nécessaire de l'obtenir à nouveau.
En outre, le RGPD contrôle strictement l'accès aux bases de données. Les bases de données doivent être sécurisées. Ainsi, l'accès doit être limité en interne aux seules personnes qui ont besoin d'accéder aux données. L'accès doit être tout aussi strict avec les sous-traitants et les partenaires.
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